Nieuwsbericht

Google Workspace for Education

Door Wim de Wit

Middelharnis, 25 oktober 2021

Beste ouder/verzorger/medewerker,

Op onze scholen gebruiken wij Google Workspace for Education voor onder andere e-mail, werkopdrachten, presentaties en digitale lessen. Helaas bleek het gebruik van deze software privacyrisico’s met zich mee te brengen. Daarom hebben SURF en SIVON in juli, namens het Nederlandse onderwijs, een akkoord gesloten met Google. In dat akkoord staan afspraken om de privacyrisico’s te beperken. We leggen in deze brief uit wat dit voor u betekent.

Google Workspace for Education

Google Workspace for Education bevat programma’s zoals Google Documenten, YouTube en Classroom. Bij het gebruik van deze programma’s verzamelt Google informatie over de gebruikers. Denk aan: bezochte websites, inlogtijd en zoekopdrachten. Door de afspraken uit het akkoord houdt onze school de regie over wat Google met al deze persoonlijke informatie kan en mag doen. Onze school is verwerkingsverantwoordelijke, zoals dat in privacytermen heet. Google mag bijvoorbeeld geen reclame aanbieden aan onze leerlingen en medewerkers of de gegevens daarvoor gebruiken. 

Extra bescherming

Ook hebben we een aantal technische aanpassingen uitgevoerd, waardoor er minder of geen gegevens verzameld worden over onze leerlingen en medewerkers. Zo hebben we gekozen voor speciale privacyinstellingen voor scholen in het basis- en voortgezet onderwijs, om onze leerlingen extra te beschermen. Daarnaast hebben we zelf een privacycontrole uitgevoerd: een schoolspecifieke DPIA (data protection impact assessment). Daarmee stellen we zelf ook vast of de landelijke afspraken van SURF en SIVON de gegevens van onze leerlingen en medewerkers voldoende beschermen.

Wat betekent dit voor u?

Google krijgt maar beperkte gegevens over uw kind / u als medewerker. Voor het aanmaken van een account bij Google Workspace for Education maken we gebruik van de voornaam c.q. voorletters en achternaam, klas/groep en maken we een e-mailadres aan. Als er gebruik wordt gemaakt van de software van Google, dan worden er meer gegevens verzamelt. De gegevens die gebruikers zelf invoeren, bijvoorbeeld in documenten of presentaties, vallen onder de verantwoordelijkheid van de school. Daarnaast verzamelt Google informatie over hoe gebruikers de producten van Google gebruiken. Hierbij zijn er strenge afspraken gemaakt over wat Google wél en niet met die informatie mag doen. Zo beschermen we de privacy van onze leerlingen en medewerkers.

Bijna alle privacyinstellingen in Google Workspace for Education zijn centraal ingesteld. De privacy van gebruikers is goed beschermd, zolang ze zijn ingelogd met hun schoolaccount. Let er dus op dat uw kind c.q. u als medewerker altijd bent ingelogd met het schoolaccount (en dus niet met een privéaccount). En gebruik of deel zo min mogelijk (bijzondere) gegevens over uzelf in uw schoolaccount. 

Tot slot

Door de afspraken met Google kunnen we op een veilige manier kwalitatief goed onderwijs met ict bieden. Uiteraard blijven we kritisch kijken hoe Google en andere leveranciers omgaan met de gegevens van onze leerlingen en medewerkers. Het maken van goede privacyafspraken is en blijft voor ons een harde eis.

Kijk voor meer informatie over Google en privacy op: https://cloud.google.com/terms/cloud-privacy-notice. Voor vragen over deze brief of het gebruik van Google Workspace for Education op school, kunt u contact opnemen met de directeur van de school van uw kind.

 

Met vriendelijke groet,

 

J.S. (Hans) Nagtegaal

Voorzitter college van bestuur